申告後の会計帳簿や書類。保管期間はいつまで?

2018-03-27 - 山本祥葉 - 0 - お役立ち

「会計帳簿や書類の保管期間はいつまで?」

 

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こちらは、決算や確定申告を終えた顧問先様より受ける質問の一つです。
保管しておいたほうがいいとは思っていても、何をどれくらいの期間保管すべきなのか。
今回は改めて、ご紹介します!
 
 

【帳簿と書類の種類】
まず、保管すべき帳簿と書類は以下の通りです。
◆帳簿:現金出納帳・仕訳帳・総勘定元帳・固定資産台帳など
◆決算書類:貸借対照表・損益計算書・棚卸表など
◆証憑書類:預金通帳・領収書・請求書・契約書・注文書など
 
 

【保管期間】
法人税法上では、帳簿・決算書類・証憑書類はいずれも
7年間の保管が義務付けられています。
ただし、繰越欠損金が出た事業年度は9年間の保管になります。
(平成30年4月1日以降開始事業年度は10年間)

一方会社法では、10年間の帳簿保管義務が義務付けられているため、
一律で「10年間保管する」と認識されておくのが良いでしょう。
 
 

【保管方法】
保管は原則的に紙です。(電子の場合は事前申請が必要)
そのため保管期間を終えた書類は、
申告期限を迎える度に1年分ずつ処分していくことをおすすめします。
紙はかさばり場所も取るので、申告後の習慣にすると安心ですね。
 
 

【注意点】
書類の保管が不十分で、会社が書類の保管義務を果たしていないと
税務署から判断された場合、以下のような恐れがあります。
●経費として認められなくなる
●青色申告が取り消される

青色申告が取り消されると、欠損金の繰越が認められなくなり、
中小企業にとっては大きな痛手です。
帳簿書類の保存は青色申告の要件の1つとなっているため、
くれぐれもご注意ください。
 
 

帳簿や書類を適切に管理し、
税務調査に対しても不安のない会社を目指しましょう。

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松尾繁樹公認会計士事務所
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